Wiele firm przechodzi na hybrydowy model pracy, a w ślad za tym pojawia się pytanie: co to jest hot desk i czy sprawdzi się w zespole? Odpowiedź jest prosta. To model organizacji biura, w którym pracownicy nie mają przypisanych na stałe biurek, lecz zajmują dowolne wolne stanowisko. Takie rozwiązanie drastycznie optymalizuje koszty wynajmu powierzchni komercyjnej i ułatwia zarządzanie przestrzenią. Aby jednak uniknąć chaosu komunikacyjnego, wymaga bezbłędnego projektowania i dbałości o akustykę. Jak zbudować elastyczne biuro, do którego ludzie chcą przychodzić?

Hot desking – dla kogo to rozwiązanie sprawdzi się najlepiej?

Zastanawiasz się, co to jest hot desk i co oznacza w praktyce dla firmy? Brak stałych miejsc nie jest formatem dla każdego. Sprawdza się doskonale tam, gdzie pracownicy mocno rotują, często pracują z domu lub spędzają większość dnia na spotkaniach w salkach. To strzał w dziesiątkę dla:

• zespołów hybrydowych – gdy w biurze każdego dnia przebywa tylko 40-60% załogi,
• działów sprzedaży i doradców – osób pracujących w terenie, które wpadają do biura tylko po to, by uzupełnić CRM i odbyć szybką naradę,
• zespołów projektowych (Agile) – gdzie dynamika wymaga ciągłych zmian i formowania nowych grup roboczych z dnia na dzień.

Zamiast płacić za puste biurka, inwestujesz w mniejszą, ale o wiele lepiej wyposażoną strefę pracy.

Jak zaprojektować elastyczne biuro? 3 żelazne zasady

Jeśli wiesz już, co to jest hot desk i dlaczego warto go wdrożyć, czas na praktykę. Zwykły open space z rzędem identycznych blatów to przeszłość. Elastyczne biuro musi dawać pracownikowi komfort, jakiego nie ma we własnym domu. Projektując takie przestrzenie w Asemblo, trzymamy się trzech fundamentów.

1. Bezwzględna ergonomia

Każde stanowisko musi pasować do każdego użytkownika. Oznacza to inwestycję w biurka z elektryczną regulacją wysokości (stand-up) oraz w pełni regulowane fotele ergonomiczne. Pracownik podchodzi, podłącza laptopa jednym kablem (USB-C) do monitora i od razu ma gotowe środowisko pracy. Przeczytaj też, jakie powinno być krzesło biurowe.

2. Akustyka, która pozwala myśleć

Brak przypisanych miejsc potęguje ruch. Szum rozmów i kroki to najwięksi wrogowie skupienia. W strefach współdzielonych stosujemy najwyższej klasy rozwiązania akustyczne: panele ścienne i sufitowe, ekrany oddzielające biurka (baffle) oraz dźwiękochłonne wykładziny. Dźwięk w biurze open space nie ma prawa rozchodzić się bez kontroli.

3. Inteligentne strefowanie (zoning)

Dzielimy przestrzeń na wyraźne strefy: głośne (burze mózgów, szybka współpraca) i ciche (praca w głębokim skupieniu). Oddzielamy je buforami – strefami socjalnymi lub zielenią (biophilic design). Dzięki temu ruch z jednej strefy nie zakłóca pracy w drugiej.

Ciche kabiny i strefy relaksu – co oprócz samego biurka?

Samo biurko to za mało. Hot desking zmusza do wyciągnięcia rozmów telefonicznych i spotkań 1:1 poza główną przestrzeń. Czego potrzebujesz?

• Budki akustyczne – jedno- lub dwuosobowe kabiny do szybkich rozmów i wideokonferencji. Absolutny „must-have”, który ratuje akustykę biura,
• lockersy (szafki pracownicze) – pracownik bez własnego biurka musi mieć bezpieczne miejsce na plecak, kurtkę czy prywatne dokumenty,
• soft seating / strefy kolaboracji – miękkie sofy, pufy i wysokie stoły do nieformalnych spotkań bez rezerwowania dużej sali konferencyjnej.

Najczęstsze błędy we wdrażaniu hot deskingu

Istnieje wiele biur, w których ten model wprowadzono źle. Największe błędy to:

• zbyt mała liczba miejsc alternatywnych – ograniczenie liczby biurek bez dodania budek akustycznych i małych salek oznacza, że pracownicy nie będą mieli gdzie rozmawiać w ciszy,
• brak systemu rezerwacji biurek (desk booking) – pracownicy nie mogą tracić 15 minut na szukanie wolnego miejsca po wejściu do biura. Prosta aplikacja eliminuje frustrację,
• polityka czystego biurka (clean desk policy) bez infrastruktury – wymagasz od ludzi pustego blatu po skończonej pracy? Zapewnij im organizery i zamykane szafki tuż obok strefy pracy.

Hot desk – co to jest? Zbuduj elastyczne biuro z Asemblo!

Źle zaprojektowany hot desk obniża produktywność. Dobrze zaprojektowany – tnie koszty najmu i przyciąga najlepsze talenty. W Asemblo wiemy, jak połączyć design, akustykę i ergonomię w jedną, bezbłędnie działającą całość. Opracujemy dla Ciebie koncepcję architektoniczną, zaprojektujemy strefowanie i zrealizujemy pełny fit-out biura pod klucz.

Chcesz przejść na model elastyczny bez błędów i kompromisów? Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o nowej przestrzeni dla Twojego zespołu.